Salarié Vs. Employés contractuels

De plus en plus d'entreprises adoptent un contrat et une main-d'œuvre à distance pour des types spécifiques de fonctions professionnelles. S'il y a des avantages à utiliser des contractuels par rapport aux salariés pour certains postes, ces postes non permanents ne remplaceront pas complètement le besoin d'employés de l'entreprise. Sur le plan juridique, une personne qui a payé un salaire avec les impôts et les frais d'assurance attribués à son emploi est une employée; un entrepreneur est indépendant de l'entreprise, maintient ses propres frais généraux et n'est techniquement pas un employé.

Définir l'entrepreneur Vs. Employé

La différence entre travailler comme entrepreneur ou comme employé peut ne pas sembler une distinction importante aux entreprises, ou même aux employés, au début. Mais il y a de sérieuses implications fiscales et d'assurance si l'entreprise ou l'employé ne comprend pas les différences et ne suit pas les règles.

L'IRS a défini un employé: un employé reçoit un salaire désigné avec un formulaire W-2 enregistrant sa paie, les retenues d'impôt, le détail et les déductions, ainsi que les régimes d'avantages sociaux. L'entreprise définit le lieu de travail de l'employé, son horaire et ses tâches spécifiques, le tout sujet à des ajustements selon les besoins de l'entreprise. Essentiellement, tous les aspects du travail d'un employé sont contrôlés par l'employeur.

Un entrepreneur est un travailleur indépendant qui dirige généralement sa propre entreprise pour effectuer des types de travail spécifiques. Les entrepreneurs sont généralement payés pour chaque travail terminé et ils reçoivent un formulaire 1099 de leurs clients pour enregistrer leurs revenus. L'entrepreneur peut effectuer le même type de travail pour plusieurs entreprises et n'est pas soumis à l'aspect contrôle d'un employeur. Par exemple, une entreprise peut embaucher un responsable informatique interne - un employé - qui doit venir au bureau pour surveiller, mettre à jour et ajuster les protocoles informatiques et la sécurité. Alternativement, l'entreprise peut embaucher un consultant informatique sous-traitant qui pourrait surveiller la sécurité à distance et n'entrer au bureau que lorsque cela est nécessaire.

Avantages et inconvénients des employés salariés

Les employés salariés offrent à la fois des avantages et des inconvénients aux chefs d'entreprise. Une entreprise, en particulier celle qui a désigné des heures d'ouverture pour servir les clients, doit maintenir un certain nombre d'employés horaires ou salariés pour maintenir les opérations pendant les heures de travail. En plus d'avoir des personnes disponibles pour aider les consommateurs, il est important que les chefs d'entreprise aient la capacité de contrôler et de modifier les tâches assignées, au besoin, à tout employé. Cela signifie que le patron peut contrôler les interactions et les processus des employés. Cela signifie que l'employé est soumis aux politiques et procédures de l'entreprise qui garantissent que les services sont fournis selon le désir de l'entreprise.

En plus des avantages pour l'employeur, il y a des avantages pour les employés. Lorsqu'un employé reçoit un salaire avec avantages sociaux, il sait que ses impôts sont payés. Il sait que son régime de retraite est financé. Il est convaincu qu'il a un emploi stable qui lui assure une sécurité personnelle. Cela se traduit par une attitude positive et plus productive pour de nombreux employés. Cela permet également aux employés de créer des liens et de créer une culture d'entreprise. Cela devient un microcosme d'un environnement social - une approche d'équipe avec des amis, des coachs et des mentors qui aident les employés à faire des choses plus grandes et meilleures.

Les inconvénients des salariés sont les coûts pour l'employeur, ainsi que la rigidité pour l'employé. En raison des taxes et des coûts d'assurance supplémentaires, ainsi que des frais généraux pour maintenir plus de personnel, les employés peuvent être plus chers que les entrepreneurs. Les employés qui recherchent un horaire flexible peuvent avoir des problèmes avec la rigidité de certains emplois.

Avantages et inconvénients des employés contractuels

Les employés contractuels sont une main-d'œuvre agile pour les employeurs. Les entrepreneurs peuvent travailler à distance ou pendant des périodes limitées sur des tâches spécifiques. Cela réduit considérablement les frais généraux, même si certains entrepreneurs peuvent coûter plus cher par heure qu'un employé salarié interne. L'entreprise peut ajouter ou réduire des tâches à mesure que les besoins changent ou que le budget change sans recours de l'entrepreneur. L'entreprise n'est pas non plus tenue de maintenir les taxes de chômage, de sécurité sociale ou d'assurance-maladie pour l'entrepreneur.

Les entrepreneurs apprécient généralement la flexibilité de leur emploi et sont en mesure de déduire les dépenses pour compenser les impôts qu'ils paieront plus tard en fonction de leurs revenus. Cette flexibilité est un avantage pour l'entrepreneur, mais devient parfois un problème pour les employeurs qui sont incapables de contrôler les heures d'un entrepreneur. L'employeur ne peut pas avoir un contrôle ouvert sur la planification, donc s'il y a un besoin urgent qui doit être satisfait, l'entreprise est soumise à la disponibilité des horaires de l'entrepreneur.

Considérations fiscales liées à l'emploi

Comme déjà mentionné, un salarié est payé sur un statut W-2. Dans le cadre de son programme d'intégration initiale, elle remplit un formulaire W-9 pour indiquer ses retenues à la source - essentiellement le montant des impôts fédéraux et d'État qu'elle souhaite retenir sur chaque chèque de paie. En plus de cela, le chèque de paie soustraira les retenues choisies, telles que celles pour la retraite ou l'assurance maladie. La sécurité sociale, l'assurance-maladie et d'autres impôts marginaux sont également retenus par l'employeur en fonction de la responsabilité de payer de l'employé. Le W-2 d'un employé est également soumis à une saisie-arrêt automatique pour des problèmes tels que le remboursement de la pension alimentaire pour enfants, les arriérés d'impôts, les jugements en justice et d'autres éléments dus.

L'employé contractuel est payé par chèque ou dépôt direct. Il reçoit un formulaire 1099 de chaque client à la fin de l'année pour rendre compte de ses gains, à moins qu'une entreprise ne lui ait payé 600 $ ou moins pour l'année. Par conséquent, les entrepreneurs doivent veiller à conserver les registres des revenus de tous les clients, quel que soit leur montant, car tous les revenus sont imposables même si un formulaire 1099 n'est pas émis. Dans la plupart des cas, l'employé contractuel ne bénéficie d'aucun avantage, d'aucun impôt et d'aucune retenue à la source sur son salaire. En d'autres termes, si son revenu gagné est de 25 000 $, son salaire est de 25 000 $. Il doit déposer des impôts avec une annexe C pour rendre compte de ses revenus et dépenses d'entreprise. Il devrait également payer des impôts sur le revenu trimestriels pour éviter des pénalités lors de la rédaction de sa déclaration.

Les employeurs sont pénalisés pour ne pas produire les formulaires en temps opportun chaque année, car les employés ont besoin d'un préavis suffisant pour produire leurs déclarations de revenus avant les dates limites. Si un employeur ne délivre pas le formulaire W-2 ou le formulaire 1099 avant le 31 janvier de l'année où la déclaration de revenus est due pour l'année précédente, il y aura des pénalités financières pour chaque document non déposé. Les frais commencent à 50 $ par formulaire, avec un maximum de 536 000 $ pour les grandes entreprises.

Non seulement un employeur est passible de sanctions et de signalements d'audit potentiels s'il ne dépose pas de formulaires dans les délais appropriés, mais il est également soumis à une enquête de l'organisme de réglementation par le biais du ministère du Travail. Les pénalités IRS s'appliquent à chaque erreur de classification, plus 1,5 pour cent de pénalités allant jusqu'à 40 pour cent des impôts FICA non retenus sur la part d'un employé et sur 100 pour cent de la part de l'employeur. FICA totalise environ 15,3 pour cent de la masse salariale, les employés et les employeurs se partageant le total.

Par exemple, si un employé a été mal payé 100000 $ en tant qu'entrepreneur pendant trois ans, l'employeur pourrait payer jusqu'à 150 $ pour trois ans de mauvaise classification des formulaires et 1,5 pour cent supplémentaire du montant qui aurait dû être versé à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie. Supposons que les montants de l'employeur étaient de 6,2% pour la sécurité sociale et 1,45% pour Medicare. Cela équivaut à 7,65%, plus la pénalité de 1,5%, soit 9,15% des 100 000 $. Cela représente 9 150 $ pour chacune des trois années - plus de 27 000 $ à payer uniquement sur la part de l'employeur.

La part de l'employé est toujours de 7,65%, pour un total de 7 650 $ par an, 40% étant payé par l'employeur à titre de pénalité. Cela représente 3 060 $ de pénalités supplémentaires, ou 9 180 $ supplémentaires pour trois ans de mauvaise classification de l'employé.

Comparaison des coûts: Salariés vs. Prestataire

Pour comparer les coûts et les avantages pour l'employeur pour chaque type de travailleur, il faut examiner le salaire ou le taux horaire plus le coût des avantages et des frais généraux d'un employé contractuel par rapport à un employé salarié. Cela suppose que les deux employés remplissent la même fonction et travaillent les mêmes heures au cours d'une année.

Les coûts pris en compte avec les employés salariés comprennent les avantages sociaux tels que les soins de santé et la retraite, ainsi que les congés de maladie et les vacances. Il y a aussi les frais généraux de bureau et les frais généraux et administratifs; lorsque vous avez des personnes qui doivent être au bureau, vous devez avoir de l'espace, des fournitures, du matériel à leur disposition et des personnes pour les gérer. Ces coûts peuvent prendre le coût horaire d'un employé de 40 $ l'heure et rendre le coût horaire effectif de 80 $ l'heure. Si vous payez un entrepreneur 60 $ l'heure pour faire le même travail, avec peu ou pas d'autres frais généraux, vous économisez de l'argent.

Utilisation abusive d'employés comme sous-traitants

Certains propriétaires d'entreprise embauchent des employés qui ne sont pas exclus du test de contrôle IRS. Ils le font pour éviter de payer des charges sociales et des primes d'assurance contre les accidents du travail coûteuses et d'assumer la responsabilité des employés. Si une entreprise est déterminée à enfreindre les règles concernant le statut d'un employé, elle est passible d'amendes et de pénalités auprès des autorités étatiques et fédérales.

Un employé légitimement embauché en tant qu'entrepreneur peut être embauché en tant qu'employé, en fonction de l'évolution des besoins et des demandes de la direction de l'entreprise. Si cela se produit, l'entreprise doit faire passer l'employé d'un entrepreneur à un employé salarié. Un nouveau contrat de travail doit être rédigé avec les conditions appropriées; le nouvel employé est ensuite intégré en tant que nouvel employé et remplit tous les formulaires fiscaux nécessaires. Elle n'est plus une sous-traitante et l'entreprise ajoute les informations du nouvel employé aux politiques d'indemnisation des accidents du travail.

Choisir le type d'employé

Lorsque vous cherchez un nouvel employé, considérez d'abord les besoins de l'entreprise. Rédigez une description de poste qui comprend tout, des tâches et compétences du poste aux exigences en matière d'heures et de disponibilité. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d'une personne capable de travailler en alternance le samedi pour des événements spéciaux. Cela ferait partie de la façon dont vous définissez ce dont vous avez besoin et si vous devez contrôler ces heures. Si vous n'avez besoin de quelqu'un que pour trois heures sur 40 par semaine de travail pour des tâches spécifiques, vous pourriez être bien d'embaucher un entrepreneur.

Cependant, considérez plus que le coût. Considérez le rôle que l'employé jouera avec les autres membres de l'équipe et les consommateurs. De nombreux agents d'assurance ne travaillent qu'à la commission et sont considérés comme des entrepreneurs indépendants travaillant dans le même bureau. La même chose est vraie avec les agents immobiliers. Ils peuvent être tenus d'assister à des réunions hebdomadaires, mais ont autrement une flexibilité dans leurs horaires et la façon dont ils gèrent leur part de l'entreprise. L'un des principaux avantages des employés contractuels dans de telles situations est que vous trouvez des gens avides de réussir. Cela aide l'entreprise à bien fonctionner et la réputation du bureau prend de l'ampleur auprès des consommateurs.

Dans le même temps, les employés contractuels peuvent devenir trop stressés s'ils estiment qu'il n'y a pas suffisamment de travail pour satisfaire leurs besoins de revenu. Une entreprise pourrait perdre un entrepreneur qui trouve un meilleur contrat ailleurs.

Attention

Les employeurs sont responsables des erreurs de retenues d'impôt sur le formulaire W-2 ou le formulaire 1099 de fin d'année. Utilisez un CPA ou un service de paie professionnel pour vous assurer de classer et de classer correctement la paie des employés. L'IRS et le ministère du Travail mettent le fardeau sur les employeurs, pas sur les employés.