Pourquoi les actifs et les dépenses ont-ils tous deux un solde débiteur?

S'il semble contradictoire que les actifs et les dépenses puissent tous deux avoir des soldes débiteurs, l'explication est tout à fait logique quand on comprend les bases de la comptabilité. La théorie comptable moderne est basée sur un système à double entrée créé il y a plus de 500 ans et utilisé par les marchands vénitiens. Les principes fondamentaux de ce système sont restés cohérents au fil des ans.

Alors, quels sont les principes fondamentaux d'un système comptable?

Configuration des comptes initiaux

La première étape de la mise en place d'un système comptable pour une entreprise consiste à identifier les comptes nécessaires pour enregistrer les transactions financières de l'entreprise. Une liste de départ de comptes pour une entreprise peut inclure

  • En espèces.
  • Comptes débiteurs.
  • Inventaire.
  • Immobilisations.
  • Comptes à payer.
  • Prêts bancaires.
  • Équité.
  • Revenus.
  • Dépenses.

La liste des comptes est connue sous le nom de plan comptable. À mesure que l'entreprise se développe, davantage de comptes peuvent être ajoutés à cette liste pour s'adapter à la diversité accrue des transactions.

Les comptes d'actif, de passif et de capitaux propres sont considérés comme des «comptes permanents». Ces comptes ne sont pas clôturés à la fin de l'exercice comptable. Leurs soldes sont reportés à la période comptable suivante.

Les comptes de revenus et de dépenses sont configurés comme des «comptes temporaires». Les soldes de ces comptes augmentent et diminuent au cours de l'année et sont clôturés à la fin de la période comptable.

Principes de base de la comptabilité

Les crédits et les débits sont utilisés dans le système de comptabilité en partie double comme méthode d'enregistrement des transactions financières. Chaque entrée dans le système comptable doit avoir un débit et un crédit et implique toujours au moins deux comptes. Une balance de vérification de l'ensemble des écritures comptables pour une entreprise signifie que le total des débits doit être égal au total de tous les crédits.

Les inscriptions sont effectuées sous une forme connue sous le nom de comptes T. Il s'agit d'une aide visuelle qui représente un compte dans le grand livre. Le nom du compte est affiché au-dessus de la partie supérieure du T. Les écritures de débit sont affichées sur le côté gauche du T, et les écritures de crédit sont affichées sur le côté droit.

Pour éliminer la confusion autour de la signification des débits et des crédits, il faut accepter le concept selon lequel les mots n'ont pas d'autre sens que gauche et droite. C'est tout. Ce n'est pas plus compliqué que ça. Les débits sont utilisés pour enregistrer les augmentations des actifs et des dépenses.

Illustrons ce processus avec un exemple simple. Supposons que le responsable du bureau dépense 375 $ pour acheter du papier, des stylos et du toner pour l'imprimante et paie cet achat en émettant un chèque.

Les écritures seraient un débit de 375 $ au compte de dépenses pour les fournitures de bureau et un crédit de 375 $ au compte bancaire de l'entreprise.

L'équation comptable

L'équation comptable est le fondement d'un système comptable en partie double.

  • L'équation comptable de base est la suivante:
  • Actif = passif + capitaux propres

L'utilisation de la comptabilité en partie double garantira que le bilan sera toujours en équilibre, et une balance de vérification des débits et des crédits sera toujours égale.

Prenons un autre exemple pour illustrer ce principe. Supposons que le directeur de la production achète 3 200 $ de matières premières nécessaires à la fabrication des produits de l'entreprise. L'achat a été effectué auprès de l'un des fournisseurs de la société, le paiement étant dû sous 30 jours.

Les écritures seraient un débit de 3 200 $ au stock de matières premières et un crédit de 3 200 $ aux comptes créditeurs.

Voyons maintenant quels comptes portent des soldes débiteurs et créditeurs.

Soldes normaux des comptes

Les comptes portent normalement soit une dette, soit un solde créditeur. Voici une liste des soldes normaux des comptes de base:

  • Espèces: débit.
  • Comptes débiteurs: débit.
  • Inventaire: débit.
  • Immobilisations: débit.
  • Comptes payables: crédit.
  • Prêts bancaires: crédit.
  • Équité: crédit.
  • Revenus: crédit.
  • Dépenses: débit.

En règle générale, les comptes du bilan comportent des actifs avec des soldes débiteurs et des passifs en tant que soldes créditeurs. Ces chiffres sont statiques et reflètent la situation financière de l'entreprise à un moment précis.

Les transactions de revenus et de dépenses sont des enregistrements d'entrées et de sorties sur une période donnée, par exemple un an. Ces transactions financières sont accumulées au cours de la période et clôturées avec des écritures comptables ajustées à la fin de la période, espérons-le avec un profit. Le profit ou la perte qui en résulte est enregistré dans le compte de capitaux propres pour maintenir le solde dans l'équation comptable.

Considérez cet exemple du fonctionnement du processus comptable. En commençant par l'équation comptable de l'actif égal à la somme des passifs plus les capitaux propres:

  • Actif: 3 750 000 $.
  • Passif: 1 800 000 $.
  • Avoir des propriétaires: 1 950 000 $.

Au cours d'une année, l'entreprise a les revenus et dépenses suivants:

  • Revenus-crédits: 3 340 000 $.
  • Dépenses pour le coût des marchandises vendues-débits: 2 000 000 $.
  • Frais administratifs et frais généraux-débits: 1 000 000 $.
  • Taxes-débits: 100 000 $.
  • Bénéfice net: 240 000 $ (c'est un profit qui sera crédité au compte de capitaux propres des propriétaires).

Par souci de simplicité, supposons que l'entreprise a réalisé toutes ses ventes contre de l'argent. Dans ce cas, les actifs de la société augmenteraient au cours de l'année de 240 000 $ en espèces encaissées et le compte de capitaux propres des propriétaires passerait à 2 190 000 $ (1 950 000 $ + 240 000 $).

Maintenant, nous avons l'équation comptable:

  • Actif: 3 750 000 $ + 240 000 $ = 3 990 000 $.
  • Passif: 1 800 000 $ .
  • Avoir des propriétaires: 2 190 000 $. 3 990 000 $ = 1 800 000 $ + 2 190 000 $.

Les soldes d'équation comptable; tout va bien et l'année recommence.

Comptes d'actifs avec soldes débiteurs

Voici les comptes d'actifs types avec soldes débiteurs:

  • En espèces.
  • Titres négociables.
  • Comptes débiteurs.
  • Inventaire.
  • Frais payés d'avance.
  • Immeubles.
  • Équipement.

Prenons quelques exemples d'entrées dans ces comptes d'actifs.

  • Paiement de l'encours payable à un fournisseur:
  • Débit aux comptes fournisseurs: cela réduit le solde dû au fournisseur.
  • Crédit en espèces: Le solde de trésorerie est réduit du montant payé au fournisseur.
  • Un client paie une créance due à l'entreprise:
  • Débit en espèces: les espèces sont déposées sur un compte bancaire, ce qui augmente le solde de trésorerie.
  • Crédit aux comptes clients: le solde impayé du client est réduit.
  • L'entreprise achète un nouvel entrepôt:
  • Débit sur immobilisations: le solde de l'actif est augmenté de la valeur du bâtiment.
  • Crédit aux prêts bancaires: L'argent est emprunté à la banque pour financer l'achat d'un immeuble.
  • Achat d'équipement pour la ligne de production; payé par chèque:
  • Débit sur les biens d'équipement: Le montant de l'équipement est augmenté à l'achat.
  • Crédit au compte bancaire: les espèces sur le compte bancaire sont réduites du montant de l'achat.

Comptes de dépenses avec soldes débiteurs

Normalement, les comptes de dépenses portent des soldes débiteurs sur le côté gauche du compte T. Les débits augmentent le solde d'un compte de dépenses. Des exemples de ces comptes sont

  • Les salaires.
  • Location.
  • Provisions.
  • L'intérêt.
  • Assurance.
  • Licences.
  • La publicité.

Voici quelques exemples d'entrées dans un compte de dépenses:

Paiement des salaires:

  • Débit sur salaires: le montant des salaires payés est débité du compte de dépenses.
  • Crédit en espèces: le solde du compte bancaire est réduit du montant des salaires payés.

Paiement du loyer:

  • Débit aux charges de loyer: le loyer payé augmente le solde débiteur du compte de charges de loyer.
  • Crédit en espèces: le solde bancaire est réduit du loyer payé.

Achat de fournitures de fabrication:

  • Débit aux frais de fournitures: le montant de l'achat est débité des frais de fournitures.
  • Crédit aux comptes fournisseurs: le montant dû au fournisseur est augmenté à l'achat.
  • La plupart des transactions de dépenses comportent une entrée de débit ou de crédit.

Après avoir compris l'idée que les débits et les crédits signifient les côtés gauche et droit d'un compte en T, il devient assez simple de suivre la logique de la façon dont les entrées sont affichées. Les comptes d'actifs augmentent avec les écritures de débit et les soldes des comptes de dépenses augmentent au cours de la période comptable avec les opérations de débit. Les résultats des comptes de revenus et de dépenses sont résumés, clôturés et comptabilisés dans les bénéfices non répartis de la société à la fin de l'année. Tout débit ou crédit de frais est remis à zéro et recommence.