Comment exporter des e-mails Outlook vers des feuilles de calcul Excel

Outlook est l'un des meilleurs programmes de messagerie disponibles et constitue le premier choix pour de nombreux utilisateurs de messagerie professionnelle. La plate-forme est puissante car elle organise bien de grandes quantités d'e-mails, s'intègre à de nombreuses extensions tierces, présente des limites d'envoi élevées pour un usage commercial et plusieurs comptes sont facilement créés et gérés sur un seul serveur.

L'une des lacunes d'Outlook concerne une méthode simple pour exporter des e-mails ou la possibilité d'extraire rapidement des données d'un e-mail. Il existe de nombreuses possibilités, allant de la copie et du collage d'e-mails individuels dans des documents texte à l'exportation au format CSV ou Excel. Aucune option n'est parfaite et le formatage personnalisé est souvent perdu au cours du processus.

Pourquoi exporter des e-mails?

Il n'y a vraiment que quelques raisons d'exporter des e-mails depuis Outlook. Le déplacement de votre boîte de réception vers un serveur et une plate-forme différents nécessite une exportation lorsque vous ne voulez pas un nouveau départ. Et le passage à un nouveau système peut perdre toutes vos conversations par e-mail importantes des échanges passés.

Pour éviter de perdre de précieuses données de courrier électronique, exportez-les dans un classeur Excel ou dans l'un des nombreux autres formats. Sachez que le téléchargement dans un format lisible et facilement défini sur un nouveau système est probablement difficile, voire impossible. La feuille Excel peut organiser des conversations et agir comme une base de données dans laquelle vous pouvez rechercher d'anciens contacts et conversations par contexte ou par date.

L'autre raison pour exporter des e-mails est d'enregistrer les données dans un fichier de sauvegarde. Les informations sensibles qui peuvent nécessiter un rappel à des fins juridiques ou personnelles méritent d'être sauvegardées. Si votre serveur est déjà nettoyé, le fichier Excel stockera tout ce qui se trouve dans les conversations par e-mail précédentes.

Exporter des e-mails d'Outlook vers Excel

L'exportation d'e-mails d'Outlook vers Excel est facile. Gardez toutefois à l'esprit que vous ne conserverez que le texte brut et les liens de base. Tous les autres formats sont perdus. Si vous souhaitez éventuellement restaurer la mise en forme, l'enregistrement sous forme de fichiers HTML est une bonne alternative.

Ouvrez Outlook et cliquez sur l'option "Fichier", suivie de l'option "Ouvrir et exporter". Cliquez sur "Importer / Exporter" et "Exporter vers un fichier" avant de définir le type de fichier sur Excel. Un CSV est similaire et sera transféré facilement vers un classeur Excel plus tard si vous le souhaitez.

Enfin, choisissez le dossier de destination dans lequel le fichier doit être enregistré. Sélectionnez «Terminer» pour enregistrer les e-mails dans le dossier spécifié. Quittez Outlook et accédez au dossier. Vérifiez que le fichier est enregistré et essayez de l'ouvrir. Le classeur Excel ou le fichier CSV doit s'ouvrir avec toutes les données de courrier électronique.

Options alternatives

D'autres types de fichiers sont également pris en charge par Outlook. L'étiquette .PST est spécifiquement destinée à la sauvegarde des e-mails Outlook et d'autres données stockées sur le serveur. Le .OLM a la même fonction sur les systèmes Mac. Le hic ici est que le fichier n'est compatible qu'avec d'autres e-mails Outlook. Si vous souhaitez ouvrir ou transférer les données de messagerie, cela doit se produire dans un autre compte Outlook.

L'autre solution de contournement est spécifique à Gmail. Vous pouvez configurer un compte Gmail dans Outlook, ce qui signifie essentiellement que vous utilisez un serveur Gmail mais un visage Outlook pour gérer vos e-mails. Les systèmes fonctionnent ensemble et vous pouvez copier tous les e-mails Outlook dans les dossiers individuels et les déplacer vers de nouveaux dossiers Gmail. Si vous abandonnez Outlook après avoir déplacé les e-mails, ils resteront sur le serveur Gmail.

Transférer des e-mails d'une entreprise entière avec plusieurs comptes est difficile, et il n'existe aucun itinéraire clair pour changer de plate-forme. L'intégration à un système tel que Salesforce qui suit toutes les actions séparément est utile, car ces actions restent stockées sur le compte Salesforce. Changez de serveur, et au moins vous avez toujours les adresses e-mail et l'historique de chaque e-mail. Sinon, un changement de serveur est difficile et quelque peu compliqué.