10 règles pour une bonne étiquette de réunion d'affaires

Le respect de l'étiquette appropriée pour une réunion d'affaires établit le respect parmi les participants à la réunion, aide la réunion à commencer et à se terminer à l'heure et favorise une atmosphère de coopération. Un manque d'étiquette et une mauvaise planification sont deux des principales raisons pour lesquelles de nombreuses réunions d'affaires échouent. Apprenez à vos employés l'étiquette des réunions d'affaires pour vous assurer que les réunions de votre entreprise sont efficaces.

1. Arrivez tôt (sans excuses)

Arrivez au lieu de la réunion d'affaires au moins 15 minutes à l'avance. Cela montre du respect et vous permet de trouver une place et de vous situer avant le début de la réunion.

2. Suivez l'ordre du jour

Le président de la réunion doit distribuer un ordre du jour de la réunion à chaque participant au moins une semaine à l'avance. Les participants doivent appeler le président pour lui faire part de toute préoccupation concernant l'ordre du jour au moins 48 heures avant la réunion. Le président et le participant concerné auront alors le temps de déterminer si des changements doivent être apportés. L'ordre du jour doit également mentionner les heures de début et de fin de la réunion.

3. Soyez bien préparé

Chaque participant doit venir à la réunion avec tout le matériel et les données dont elle aura besoin et une compréhension du sujet de la réunion. Le but de la réunion est de discuter du sujet en question. Vous avez perdu le temps de tout le monde si vous n'êtes pas prêt à contribuer.

4. Faites des pauses régulières

Les réunions devraient avoir une pause toutes les deux heures pour s'assurer que les participants restent concentrés. Visez des pauses d'environ 20 minutes et des pauses-repas d'environ 30 minutes.

5. Suivez le code vestimentaire

Le président doit indiquer le type de tenue vestimentaire requis pour la réunion, qu'il s'agisse d'une tenue d'affaires décontractée ou d'une tenue d'affaires formelle, et les participants doivent suivre cette règle. Une liste représentative de la tenue serait utile car les participants peuvent avoir des points de vue différents sur ce que sont les affaires décontractées et formelles. Par exemple, lors de l'inscription de la réunion comme formelle professionnelle, vous pouvez indiquer qu'une chemise boutonnée et un pantalon kaki sont suffisants.

6. Parlez à tour de rôle

Organisez la réunion en ne parlant que lorsque vous avez la parole. Posez des questions pendant la période de questions désignée et levez la main pour être reconnu par le président comme ayant la parole. N'interrompez pas quelqu'un pendant qu'il parle ou pose une question.

7. Écoutez, écoutez vraiment

Vous constaterez peut-être que le contenu de la réunion répond à de nombreuses questions que vous vous posez sur un sujet. Écoutez attentivement la réunion et prenez des notes. L'écoute active est respectueuse et vous donne une base solide pour formuler votre réponse.

8. Restez calme

Évitez les habitudes nerveuses telles que tapoter un stylo sur la table, faire des bruits audibles avec votre bouche, bruiner des papiers ou tapoter vos pieds sur le sol. Cela distrait les autres participants et vous rend anxieux, même si vous ne l'êtes pas.

9. Soyez poli avec votre téléphone

Éteignez votre téléphone portable avant le début de la réunion. Si vous attendez un appel urgent, configurez votre téléphone pour qu'il vibre et vous excusez de la réunion si l'appel arrive. À moins que les ordinateurs portables n'aient été approuvés pour la réunion, éteignez le vôtre et abaissez l'écran afin de ne gêner personne. vue.

10. N'amenez pas d'invités

N'amenez pas d'invités non annoncés à une réunion. Si vous souhaitez amener quelqu'un à une réunion, contactez le président pour obtenir l'autorisation d'amener votre invité. Si la permission n'est pas accordée, ne l'amenez pas.