La différence entre un mémo commercial et une lettre commerciale

Les mémos commerciaux sont des documents internes envoyés aux employés pour transmettre des informations sur l'entreprise, tandis que les lettres commerciales sont des communiqués externes, souvent liés aux activités de vente ou aux besoins des clients ou pour interroger un fournisseur ou une agence gouvernementale. Le formatage est différent pour chacun, et apprendre à créer correctement chacun vous aidera à communiquer plus efficacement votre message.

Mémos d'affaires aux membres du personnel

«Mémo» est l'abréviation de mémorandum, qui fait référence à un rappel ou à une notification d'un élément important. Des mémos sont souvent envoyés pour informer les membres du personnel d'une réunion ou d'une nouvelle politique qui, selon l'entreprise, est suffisamment importante pour justifier davantage que le bouche-à-oreille. Les mémos sont souvent informels, avec moins d'attention à la structure, au formatage, à la grammaire et, dans le cas des mémos imprimés, à la qualité du papier.

Lettres commerciales envoyées à l'extérieur de l'entreprise

Les lettres sont des documents plus formels envoyés à des personnes extérieures à votre entreprise. Ils peuvent inclure des demandes d'informations ou d'éclaircissements émanant d'une agence gouvernementale; réponses aux plaintes ou requêtes des clients; ou des présentations ou des propositions aux fournisseurs, aux clients ou aux médias. Les lettres sont généralement écrites sur du papier de haute qualité, plutôt que sur du papier de copie, et sont soigneusement relues pour éviter la moindre erreur.

En-têtes utilisés dans les mémos et les lettres

Un mémo n'a pas besoin d'être sur le papier de l'entreprise ou d'inclure le nom de votre entreprise, le logo, l'adresse ou d'autres éléments généralement trouvés sur le papier à en-tête. Un mémo comprend souvent un titre en haut à gauche du papier qui comprend quatre lignes désignant qui envoie la note, qui la reçoit, le sujet couvert par la note et la date.

Une lettre est généralement écrite sur du papier commercial avec la date figurant sous le papier à en-tête sur le côté gauche de la page. Une ligne vide sépare la date et l'adresse du destinataire, qui comprend le nom, le titre et l'adresse du destinataire. Après une autre ligne vide, une salutation apparaît, telle que «Cher M. Smith».

Contenu utilisé dans les lettres et les mémos

Une note précise le but du communiqué dans la première phrase, suivie par des informations abordant brièvement qui, quoi, où, pourquoi, quand et comment du contenu. On trouve peu de support ou de détail dans un mémo, qui précède souvent une réunion ou fait une brève annonce. Si une entreprise a des informations détaillées ou compliquées à annoncer, elle tiendra une conférence ou fournira un rapport plus long. Les destinataires d'un mémo peuvent contacter l'expéditeur du mémo ou un superviseur s'ils ont besoin de plus d'informations.

Une lettre commence par la raison de l'écriture, puis aborde la raison. Une lettre fournit généralement plus de détails, de soutien et de justification qu'un mémo, car l'auteur de la lettre doit souvent faire une vente ou répondre à une question.

Fermer le mémo ou la lettre

Un mémo ne résume ni ne récapitule le contenu, se terminant souvent par un appel à l'action, comme demander au lecteur de mettre la date de la réunion à venir sur son calendrier ou de poursuivre l'action recommandée dans le mémo. Une lettre se termine souvent par une conclusion, offre des remerciements, demande au lecteur de contacter l'écrivain et inclut le nom et le titre de l'expéditeur. De nombreuses lettres contiennent un PS, ou post-scriptum, qui permet de faire ressortir un fait ou une information.