Processus de paie étape par étape

La paie implique l'exécution de nombreuses tâches pour assurer des chèques de paie exacts et en temps opportun, ainsi que le respect des taxes sur la masse salariale et de la tenue des registres. Ces tâches ne peuvent être précipitées et doivent être exécutées avec minutie. Dans le cas contraire, des chèques de paie erronés, des taxes sur la masse salariale et des procédures de tenue de registres peuvent en résulter.

La première situation peut mettre les employés en colère; ces deux dernières situations peuvent entraîner des sanctions de l'Internal Revenue Service et du US Department of Labor. Par conséquent, lors de la paie, appliquez un processus étape par étape.

  1. Traiter la paie à l'avance

  2. Traitez la paie à l'avance. Concevez un calendrier de traitement de la paie qui vous donne suffisamment de temps pour traiter la paie et pour corriger les erreurs détectées avant que les employés ne reçoivent leur chèque de paie. Par exemple, effectuez le traitement de la paie deux ou trois jours avant la date de paie réelle.

  3. Mettre à jour les enregistrements des employés

  4. Apportez des modifications au dossier de paie de l'employé, le cas échéant. Cela comprend: les changements d'adresse; les modifications des retenues salariales, telles que W-4 et les modifications des formulaires d'impôt sur le revenu; et les changements volontaires de déduction, comme les prestations de retraite et de santé. De plus, saisissez les informations relatives aux nouveaux employés embauchés au cours de la période de paie en cours.

  5. Calculer les données de chronométrage

  6. Calculez les données de chronométrage à partir des cartes de temps ou des feuilles de temps et entrez les heures à payer dans le système, telles que les heures régulières, les heures supplémentaires et les vacances. Si vous utilisez un système de chronométrage informatisé, vous pouvez importer l'heure dans le logiciel de paie. Tout ce que vous avez à faire est de vous assurer que le temps est correctement transporté et d'effectuer les modifications nécessaires.

  7. Paiement au prorata au besoin

  8. Payez d'autres types de revenus, tels que des primes, des commissions et un salaire rétroactif en raison d'une augmentation de salaire. Effectuer d'autres ajustements, comme un salaire supplémentaire ou une déduction de salaire en raison d'un trop-payé ou d'un sous-paiement d'une période de paie antérieure. Calculez au prorata la paie de l'employé salarié si elle prend fin mais ne travaille pas toute la période de paie, et entrez les dates d'arrêt dans le logiciel de paie pour arrêter les paiements futurs.

  9. De plus, calculez au prorata le salaire de la nouvelle salariée si elle est embauchée après le début de la période de paie en cours. Par exemple, si elle commence à travailler le quatrième jour de la période de paie bimensuelle, payez-la sept jours ouvrables au lieu de 10.

  10. Vérifier les rapports de paie

  11. Imprimez des rapports qui vous permettent de vérifier la paie avant d'imprimer les chèques de paie et de générer le fichier de dépôt direct. Faites des ajustements, si nécessaire.

  12. Imprimer les chèques de paie et les talons de paie

  13. Imprimez les chèques de paie et les talons de paie. Générez le fichier de dépôt direct et envoyez-le à la banque. Contactez la banque et assurez-vous qu'elle est bien reçue et vérifiez le montant reçu.

  14. Gardez les registres de paie

  15. Imprimez les registres de paie indiquant les salaires bruts / nets des employés pour la paie actuelle. Déposer dans une zone de stockage confidentielle. Conservez ces registres pendant au moins trois ans. Conservez les registres de chronométrage et ceux sur lesquels les calculs de salaire sont basés pendant au moins deux ans.

  16. Imprimer et distribuer des rapports

  17. Imprimez et distribuez les rapports nécessaires aux départements concernés, tels que les ressources humaines et les finances, à des fins d'administration des avantages sociaux et de rapprochement. Si un service ou une entreprise distinct gère les charges sociales, transmettez les dossiers fiscaux nécessaires pour chaque période de paie à la personne appropriée.

  18. Pointe

    Le logiciel de paie calcule les charges sociales pour vous. Cependant, gardez toujours une copie de la circulaire E de l'Internal Revenue Service à portée de main pour vous aider à comprendre vos obligations fiscales. Contactez votre agence fiscale d'État pour obtenir des directives sur vos obligations fiscales d'État.