Comment adresser une note à vos employés

Il peut sembler qu'un mémo - qui est l'abréviation de «mémorandum» - soit un document que vous pouvez lancer rapidement sans trop y réfléchir. Mais alors que les mémos sont par nature brefs (pas plus de deux pages), vous pouvez et devez en emballer beaucoup dans cette page ou deux pour que cela vaille la peine d'être lu. Cela dépend aussi de la personne à qui le mémo est adressé; l'écrivain peut avoir un objectif différent dans une note au président ou une note au personnel que simplement pour son équipe. Que vous transmettiez des informations ou que vous demandiez des réponses, suivre un format éprouvé vous assurera de fournir toutes les informations dont vos destinataires ont besoin.

Commencez par à qui le mémo est adressé

L'en-tête vient en premier dans un mémo, et il est important car il indique aux destinataires de quoi il s'agit et qui d'autre reçoit; en d'autres termes, à qui s'adresse le mémo - si l'auteur envoie le mémo au personnel en général ou simplement à son équipe, par exemple - et pourquoi ils devraient le lire. Selon Lexico, un exemple d'en-tête devrait inclure:

  • À: nom et titre de la personne
  • Cc: Tous les autres destinataires
  • DE: Votre nom et titre
  • DATE: mois, jour, année sans abréviations
  • OBJET: Sujet spécifique du mémo

Le laboratoire d'écriture en ligne (OWL) de l'Université Purdue souligne que même si les mémos ne sont pas la communication la plus formelle, vous devez toujours appeler les destinataires par leur nom complet, même si leurs surnoms sont utilisés dans toute l'entreprise. Ainsi, les employés qui sont appelés «poisson» ou «rouge» par tout le monde devraient être adressés par leur vrai nom dans la ligne du destinataire.

Comprendre l'importance de la ligne d'objet

Vous espérez qu'une note du président de l'entreprise, du PDG ou du propre directeur d'un employé sera lue dans son intégralité par tous les destinataires. Mais de nombreux lecteurs de mémo regardent automatiquement la ligne d'objet pour leur dire rapidement de quoi il s'agit. Ils veulent évaluer à quel point le mémo est important pour eux et s'ils ont besoin de tout lire. La ligne d'objet donne également aux lecteurs un cadre de référence pour rediriger leur attention par rapport à ce qu'ils faisaient auparavant.

La ligne d'objet doit être très spécifique au contenu réel du mémo, selon OWL de Purdue. Il doit être concis, oui, mais indiquer clairement ce qu'il y a dans la note de service. La lecture d'exemples de lignes d'objet pas assez spécifiques et la manière dont elles ont été améliorées peuvent vous aider à comprendre la différence et à améliorer vos lignes d'objet pour obtenir plus de lecteurs:

  1. OBJET: Sécurité CHANGEMENT POUR: Protégez vos effets personnels contre le vol au bureau.
  2. OBJET: Fournitures de bureau CHANGEMENT À: Nouvelle méthode de commande de fournitures de bureau.
  3. OBJET: Diplômés récents CHANGEMENT À: Les jeunes diplômés en tournée la semaine prochaine.

Énoncez d'abord votre point principal

Les mémos sont des formes simples de communication, pas des teasers qui vont jusqu'à l'essentiel. Après avoir lu la ligne d'objet, la plupart des lecteurs passent immédiatement à la première phrase pour voir le point principal du mémo, alors mettez le point principal au début, de préférence dans la première ligne. Un article sur la rédaction de mémos commerciaux sur le site Web du centre d'écriture de l'Université George Mason déclare que le point le plus important concernant la rédaction de mémos est de commencer le mémo par votre point principal. Cela permet au lecteur de savoir immédiatement ce qui est couvert dans le mémo.

Si votre ligne d'objet est «Protégez vos effets personnels contre le vol au bureau», la première ligne de votre note pourrait être «Il y a eu plusieurs rapports de vol d'objets personnels au bureau récemment». Maintenant vous avez leur attention. La ligne d'objet n'était pas seulement une suggestion; il y a eu de vrais vols dans votre bureau. Poursuivez avec des phrases supplémentaires contenant des informations telles que "Nous n'avons pas été en mesure de déterminer qui est responsable de ces vols, et en raison du nombre de visiteurs que nous avons dans nos bureaux, la résolution de ce problème peut prendre un certain temps. Par conséquent, nous vous demandons soit vous verrouillez vos effets personnels sur votre bureau, soit vous les emportez avec vous chaque fois que vous quittez votre région. "

Si les lecteurs veulent plus d'informations, ils continueront à lire vos points d'appui. Mais en donnant vos informations les plus importantes dès le départ, plus de lecteurs sauront de quoi il s'agit, même s'ils ne continuent pas à lire. Vos employés sont occupés à faire leur travail et peuvent recevoir des centaines de courriels et de mémos pendant la journée, qu'ils ne peuvent pas lire complètement. S'ils savent de quoi parle votre mémo, cependant, ils se souviendront probablement d'y revenir après leurs rendez-vous pressants, les appels téléphoniques des clients et les délais.

Utilisez des sous-titres pour guider les lecteurs

Certains lecteurs aiment parcourir les documents, y compris les mémos, pour les principaux points, selon l'Université George Mason. Pour les aider à le faire, utilisez des sous-titres informatifs tout au long du mémo afin que s'ils ne lisent que l'objet et les sous-titres, ils en ressortent avec l'essentiel du mémo. Assurez-vous que vos sous-titres sont forts et explicatifs, tout comme vous le faites avec la ligne d'objet. Ce n'est pas l'endroit idéal pour être intelligent et mystérieux.

En continuant votre mémo sur les vols au bureau, vous pouvez écrire un sous-titre pour chaque point de sauvegarde que vous souhaitez faire, et les mettre en évidence en gras, tels que:

  • Des vols ont eu lieu au cours des deux dernières semaines
  • D'autres explications ont été écartées
  • Action à entreprendre maintenant

Développez chaque sous-titre dans un paragraphe en dessous. Pour le premier sous-titre sur le moment des vols, indiquez les dates réelles des vols ou des informations pertinentes, comme le fait qu'ils ont tous eu lieu le vendredi. Sous le deuxième sujet, expliquez que la possibilité que les objets aient simplement été perdus a été discutée mais écartée parce qu'il y avait trop d'incidents trop rapprochés.

Pensez à ajouter un résumé

Après avoir rédigé la majeure partie de votre mémo, s'il fait deux pages complètes et contient beaucoup d'informations, vous pouvez ajouter un résumé - parfois appelé résumé - que les lecteurs peuvent scanner pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Ce résumé facultatif se trouve au début du mémo, vous donnez donc aux lecteurs un aperçu de ce que le mémo couvre, bien qu'il soit écrit comme un résumé, selon le Purdue OWL.

Commencez par le point principal de votre mémo, suivi des points qui soutiennent votre idée principale dans l'ordre dans lequel les points sont traités dans le mémo. Ensuite, indiquez clairement les mesures que vous souhaitez que les lecteurs entreprennent. Certains lecteurs préfèrent les mémos avec des résumés, car ils peuvent lire le titre et les lignes d'objet, puis le résumé, et savoir exactement ce qui est couvert dans le mémo sans lire les deux pages entières. Si votre mémo fait une page ou moins, vous n'avez pas besoin d'ajouter de résumé.

Ouvrir, fermer et formater correctement

Mary Cullen, coach de rédaction exécutive et fondatrice d'Instructional Solutions, souligne que les mémos sont des documents internes, tandis que les lettres commerciales sont externes et que les courriels peuvent l'être. Parfois, cependant, si vous avez travaillé en étroite collaboration avec un client sur un projet, des mémos peuvent être utilisés pour communiquer avec lui. Les mémos ne commencent pas par un message d'accueil et ne se terminent pas par une signature de clôture.

Le Purdue OWL explique que puisque les mémos sont des documents commerciaux, les paragraphes doivent suivre le format commercial et être justifiés à gauche et non en retrait, car ils sont rédigés dans des écrits universitaires. Les lignes doivent être à simple interligne, avec des espaces doubles entre les paragraphes. Pour la clôture, Cullen suggère de terminer le mémo par un puissant appel à l'action. Dites aux lecteurs ce que vous voulez qu'ils fassent ensuite, que ce soit pour changer la façon dont ils exécutent une procédure, donner des commentaires sur le sujet du mémo ou simplement se souvenir des informations chaque fois qu'ils en ont besoin.