Quelle est la fin appropriée d'une lettre commerciale?

Les chances sont, si vous écrivez une lettre commerciale, vous avez quelque chose d'important à dire et vous voulez vous assurer de la communiquer efficacement. Le format des lettres d'affaires joue un rôle important dans cette communication - il montre à la personne à qui vous écrivez que vous êtes professionnel et crédible. De même, terminer une lettre commerciale de manière professionnelle peut vous aider à établir ce professionnalisme et cette crédibilité. Parce que la fin de la lettre est la dernière partie que le destinataire lira, c'est ce qui sera le plus frais dans sa mémoire. Même si vous avez un accueil et un corps très professionnels, une fin non professionnelle peut faire une impression négative.

Dernier paragraphe

Dans certains types de lettres commerciales, telles que les lettres de motivation, il existe un format spécifique à suivre pour les lettres de conclusion. Cependant, en règle générale, utilisez le dernier paragraphe de votre lettre pour conclure votre entreprise, y compris la façon dont vous souhaitez être contacté ou les éléments que vous devez recevoir par la poste. Incluez également une fin polie dans laquelle vous remerciez la récipiendaire pour son temps, vous lui souhaiterez du succès ou déclarerez que vous seriez ravi d'en parler davantage par téléphone.

Fermeture

La fermeture de votre lettre est le mot ou la phrase que vous tapez après le corps de la lettre; la fermeture est toujours suivie d'une virgule. Selon le type d'entreprise à laquelle la lettre fait référence ou votre relation avec le destinataire, vous pouvez choisir parmi une variété de salutations professionnelles. «Sincèrement» et «Cordialement» sont deux choix presque toujours sûrs. «Merci», avec seulement le premier mot en majuscule, est un bon choix si vous demandez quelque chose dans la lettre, comme une réunion ou de la paperasse. Cependant, il est également acceptable de terminer une lettre de non-demande par "Merci"; c'est une manière de remercier la récipiendaire pour son temps.

Signature

Après votre clôture, sautez trois lignes vides avant votre signature. La signature manuelle de vos communications professionnelles montre au destinataire que vous avez pris le temps de rendre la lettre professionnelle. Cela montre également que vous avez examiné les lettres, car de nombreuses lettres commerciales sont préparées par une secrétaire. Cependant, vous ne pourrez peut-être pas signer vos lettres dans tous les cas. Par exemple, les services des ressources humaines de nombreuses entreprises exigent maintenant que les lettres d'accompagnement soient soumises via un système électronique. Dans ce cas, ne laissez pas les trois lignes vides; tapez simplement votre nom.

Éléments finaux

Après votre signature vient votre nom tapé, suivi de votre titre sur la ligne suivante. Dans certains cas, vous voudrez peut-être fournir votre adresse, adresse e-mail ou numéro de téléphone à la suite de votre titre à la clôture de votre lettre. Faites-le particulièrement dans les lettres commerciales très formelles adressées à une personne que vous ne connaissez pas. De cette façon, si la personne perd l'enveloppe, elle peut toujours répondre à votre lettre. Enfin, après les informations de direction, sautez une ligne et indiquez s'il y a des enclos. Reportez-vous toujours également aux annexes dans le corps de l'article. Cependant, à la fin de la lettre, écrivez «Pièce jointe:» (notez les deux points) et décrivez brièvement ce qu'est la pièce jointe - par exemple, «Reprendre».