Comment calculer le nombre moyen d'heures de travail par employé

Bien qu'il existe plusieurs outils pour aider les employeurs à calculer le temps de travail des employés, notamment des applications, des feuilles de calcul et des calculatrices en ligne, il est également bon de savoir comment le faire manuellement. Les entreprises paient les employés à l'heure pour le travail effectué ou sur une base salariale. Les employés rémunérés au salaire gagnent le même montant à chaque période de paie, quel que soit le nombre d'heures travaillées. En cas de licenciement, vous devriez être en mesure de calculer facilement et rapidement leurs heures et celles de vos employés horaires.

Définition des paramètres de temps de travail

À moins qu'un employé ne soit salarié, les heures de travail sont comptabilisées sur une carte de pointage. Les cartes de pointage sont considérées comme des documents juridiques qui peuvent être utilisés comme preuve devant les tribunaux ou par des organisations gouvernementales comme l'IRS pour assurer le respect des lois du travail. Par conséquent, que vous soyez un employeur ou un employé, la tenue de registres précis des heures de travail est essentielle et avantageuse pour toutes les parties.

Selon GetSling.com, à moins qu'un employé ne soit salarié, le temps de travail peut être:

  • Temps plein: Il s'agit généralement de 40 heures par semaine, conformément au Fair Labor Standards Act, qui a été promulgué en 1940 pour empêcher les employeurs d'exploiter les travailleurs et de les faire travailler quelles que soient les heures de leur choix. Bien qu'il n'y ait pas de loi pour un minimum d'heures à temps plein, le maximum qu'un employé peut travailler est de 40 heures avant d'être admissible à la rémunération des heures supplémentaires.

  • Temps partiel: tout ce qui est inférieur à 40 heures par semaine. En règle générale, les employeurs considèrent jusqu'à 20 heures par semaine comme à temps partiel, mais cela pourrait être plus, selon l'entreprise.

  • Heures supplémentaires: Selon la FLSA, les heures supplémentaires sont considérées comme étant plus de 40 heures par semaine. Aux États-Unis, la rémunération des heures supplémentaires standard est appelée «temps et demi». Cela signifie que pour toute heure travaillée plus de 40 heures par semaine, les travailleurs reçoivent 1,5 fois leur salaire horaire normal. Par conséquent, si un employé travaille 41 heures par semaine et que son salaire normal est de 20 $ l'heure, pour l'heure en heures supplémentaires, il toucherait 30 $.

Choix d'un format d'heure pour les calculs

Le calcul des heures des employés est relativement simple, en particulier si vous enregistrez ces heures correctement avec des cartes de temps ou des feuilles de calcul. Assurez-vous qu'ils sont remplis avec précision en temps opportun et sont bien organisés. Avant de calculer la paie, il peut également aider à tenir des registres diligents des horaires et des responsabilités des employés lors du calcul des heures travaillées pour la paie. Lors du calcul des heures, la première chose à faire est de choisir un format de calcul de l'heure - les deux plus courants sont l'heure standard et l'heure militaire.

À l'heure militaire, les heures de 1 h à midi sont les mêmes qu'à l'heure standard, mais elles apparaissent différemment. Pour les heures en dessous de 10, un zéro est ajouté avant cette heure, donc 8h00 devient 08h00. Les heures après 10 heures deviennent 11h00, 12h00, 13h00 et ainsi de suite, jusqu'à minuit ou 24h00. Lorsque vous calculez les heures manuellement, cela peut être un itinéraire plus facile; par exemple, si un employé travaille de 8 h à 17 h, au format militaire, cela se traduit par 8 h à 17 h. Soustrayez 8 de 17 pour obtenir 9, les heures travaillées par l'employé.

Arrondir les heures des employés et créer des catégories

Souvent, les employés qui entrent et sortent du travail ne le font pas à l'heure. Ils sont parfois décalés de quelques minutes et vous devrez arrondir à la hausse ou à la baisse. La meilleure façon de contourner ce problème est de suivre le temps par incréments de 15 minutes, les sept premières minutes étant arrondies vers le bas et le reste arrondi vers le haut. Par exemple, si un employé entre à 07h58 et sort à 17h02, cela fait 8 heures et 4 minutes au compteur, ce qui revient à 8 heures. Pour un exemple d'arrondi, si un employé commence à travailler à 07h58 et sort à 17h10, cela équivaut à 8 heures et 12 minutes, mais arrondit à 8 heures et 15 minutes.

Selon l'industrie, un travailleur peut effectuer différents emplois à différents taux de rémunération. Lors du calcul des heures travaillées, il est essentiel de bloquer le temps à ces taux afin que les travailleurs puissent être payés en fonction de la tâche effectuée. Il serait préférable de rester conscient de ce que fait votre employé et du montant qu'il est payé pour ce rôle particulier, car cela peut devenir un problème juridique à l'avenir.

Éléments supplémentaires à considérer

Lors du calcul des heures travaillées, il est également essentiel de tenir compte d'autres facteurs. Par exemple, alors que les heures supplémentaires sont à temps et demi au fédéral, différents États ont des lois différentes sur les heures supplémentaires. La Californie, par exemple, double le salaire des employés pour plus de 12 heures travaillées par jour, ainsi que pour les heures le septième jour consécutif de la semaine de travail, tant que le temps travaillé est supérieur à huit heures.

Selon Bizfluent.com, d'autres facteurs comprennent:

  • Pauses repas et repos: Les pauses repos peuvent durer de cinq à 20 minutes. Un employeur peut être tenu par la loi de l'État d'accorder ces pauses et doit donc les payer. Les périodes de repas peuvent durer de 30 minutes à une heure et ne sont généralement pas rémunérées à moins que l'employé ne travaille pendant la pause.

  • Heures de travail partielles: Si un employé doit quitter le travail plus tôt ou ne peut pas se présenter et n'a pas de temps rémunéré disponible pour de telles questions, l'employeur peut déduire les vacances, les jours personnels ou les jours de maladie de l'employé ou les suspendre pour la journée.

  • Heures supplémentaires pour les employés ayant un pourboire: les calculs sont effectués en fonction du taux de salaire minimum fédéral ou de l'État et du crédit pourboire d'un travailleur. Par exemple, si un travailleur reçoit le salaire horaire minimum fédéral américain de 7,25 $ , pour les heures supplémentaires, multipliez-le par 1,5 ou «temps et demi» pour obtenir 10,88 $ . Soustrayez 5,12 $ , le crédit de pourboire fédéral, de 10,88 $ pour le taux des heures supplémentaires de cet employé, qui est de 5,76 $ .

Calcul du temps de travail en un an

Il est facile de calculer le nombre d'heures de travail dans une année entière en multipliant le nombre d'heures dans une semaine de travail par le nombre de semaines dans l'année. Quarante heures de travail par semaine multipliées par 52 semaines, soit 2 080 heures de travail par an. Cependant, tous les employés ne travaillent pas tout droit 40 heures - vous devrez additionner leurs totaux et les multiplier par le nombre de semaines dans une année pour obtenir le total annuel de l'individu. Lors du calcul annuel pour les employés, assurez-vous de prendre également en compte d'autres facteurs. La plupart des œuvres ont généralement des jours fériés et des jours de vacances, que vous devrez soustraire de leurs heures de travail totales.

Lors du calcul des heures annuelles pour les employés salariés, le calcul sera légèrement différent. Les salariés reçoivent des chèques hebdomadaires ou bihebdomadaires, selon l'entreprise. Ceux qui sont payés à la semaine devraient être couverts pendant 40 heures, et ceux qui sont payés toutes les deux semaines devraient être couverts pendant 80 heures s'il s'agit de la politique à temps plein d'une entreprise. L'employeur doit également connaître les jours fériés et les jours de vacances et les déduire des heures travaillées dans le calcul de la paie.